Μια εταιρεία με στόλο οχημάτων δεν διαχειρίζεται απλώς αυτοκίνητα και φορτηγά — διαχειρίζεται δεκάδες προθεσμίες. ΚΤΕΟ, ασφάλεια, οδική βοήθεια, κάρτα καυσαερίων, service και αλλαγές λαδιών: κάθε όχημα έχει το δικό του ημερολόγιο υποχρεώσεων. Όταν τα οχήματα είναι πέντε, δεκαπέντε ή πενήντα, το να κρατάς αυτές τις ημερομηνίες σε ένα λογιστικό φύλλο ή στο μυαλό σου παύει να είναι ρεαλιστικό. Και μια ξεχασμένη προθεσμία δεν είναι απλώς ενόχληση — είναι πρόστιμο, ακινητοποίηση οχήματος ή, στη χειρότερη περίπτωση, ένα όχημα που κυκλοφορεί ανασφάλιστο.

Για αυτόν ακριβώς τον λόγο προσθέσαμε στην πλατφόρμα FleetSimple Business ένα νέο εργαλείο: τις Εργασίες συντήρησης οχημάτων. Ένας οργανωμένος τρόπος να ορίζετε κάθε υποχρέωση συντήρησης, να λαμβάνετε έγκαιρες υπενθυμίσεις και να μην αφήνετε ποτέ μια σημαντική ημερομηνία να περάσει απαρατήρητη.

Το πρόβλημα: πολλά οχήματα, ακόμα περισσότερες προθεσμίες

Σε έναν στόλο, οι υποχρεώσεις δεν είναι ποτέ «μία φορά». Η ασφάλεια ανανεώνεται κάθε χρόνο, το ΚΤΕΟ ανά διετία, το service εξαρτάται από τα χιλιόμετρα του κάθε οχήματος, η κάρτα καυσαερίων έχει τη δική της λήξη. Κάθε φορά που κλείνει ένας κύκλος, ανοίγει ο επόμενος — και κάποιος πρέπει να τον θυμάται.

Η κλασική λύση, ένα Excel με ημερομηνίες, έχει δύο αδύναμα σημεία: κανείς δεν το κοιτάζει καθημερινά και δεν ειδοποιεί κανέναν από μόνο του. Έτσι, η υπενθύμιση έρχεται συνήθως πολύ αργά — όταν η ασφάλεια έχει ήδη λήξει ή όταν σας σταματήσουν για έλεγχο.

Τι είναι οι «Εργασίες συντήρησης οχημάτων»

Πρόκειται για ένα εργαλείο μέσα στην πλατφόρμα FleetSimple Business, στο οποίο συνδέεστε με τα ίδια στοιχεία που χρησιμοποιείτε για την παρακολούθηση του στόλου σας. Δεν χρειάζεται καμία εγκατάσταση, κανένα επιπλέον πρόγραμμα και καμία συντήρηση από εσάς — λειτουργεί απευθείας από τον browser.

Για κάθε όχημα δημιουργείτε μία «εργασία συντήρησης»: δίνετε μια περιγραφή (π.χ. Ασφάλεια, ΚΤΕΟ, Service), ορίζετε πότε πρέπει να γίνει, προαιρετικά καταχωρείτε το κόστος και επιλέγετε ποιοι θα λαμβάνουν τις ειδοποιήσεις. Από εκεί και πέρα, το σύστημα αναλαμβάνει να σας θυμίζει τη συντήρηση τη σωστή στιγμή.

Δύο τρόποι να ορίσετε μια συντήρηση: με ημερομηνία ή με χιλιόμετρα

Δεν ακολουθούν όλες οι συντηρήσεις ημερολόγιο. Γι’ αυτό το εργαλείο υποστηρίζει δύο τύπους εργασιών:

• Ημερολογιακές εργασίες — για υποχρεώσεις με συγκεκριμένη ημερομηνία, όπως η ασφάλεια, το ΚΤΕΟ, η οδική βοήθεια ή η κάρτα καυσαερίων. Ορίζετε την ημερομηνία και τη συχνότητα επανάληψης (κάθε χρόνο, κάθε δύο χρόνια, κάθε έξι μήνες ή όσο εσείς θέλετε).
• Χιλιομετρικές εργασίες — για συντηρήσεις που εξαρτώνται από τη χρήση, όπως το service και η αλλαγή λαδιών. Ορίζετε τα χιλιόμετρα-στόχο και το σύστημα παρακολουθεί αυτόματα το οδόμετρο του οχήματος, όπως το καταγράφει η συσκευή εντοπισμού.

Έτσι, κάθε όχημα παρακολουθείται με τον τρόπο που του ταιριάζει — το φορτηγό που «γράφει» χιλιόμετρα με βάση το service του, το επιβατικό με βάση το ημερολόγιο του ΚΤΕΟ.

Έξυπνες υπενθυμίσεις — όχι μία, αλλά όσες χρειάζεστε

Μία μόνο ειδοποίηση την ημέρα της λήξης δεν αρκεί· τότε είναι ήδη αργά να κλείσετε ραντεβού. Γι’ αυτό ορίζετε εσείς πότε θέλετε να ειδοποιείστε, με πολλαπλές υπενθυμίσεις που κλιμακώνονται καθώς πλησιάζει η προθεσμία.

Σε μια ημερολογιακή εργασία μπορείτε, για παράδειγμα, να λαμβάνετε υπενθύμιση 30 και 15 ημέρες πριν, και στη συνέχεια καθημερινά την τελευταία εβδομάδα. Σε μια χιλιομετρική εργασία, αντίστοιχα, στα 3.000, 1.500 και 500 χιλιόμετρα πριν τα χιλίομετρα που έχετε ορίσει. Ποιες ακριβώς υπενθυμίσεις θα σταλούν το αποφασίζετε εσείς, ξεχωριστά για κάθε εργασία.

Οι ειδοποιήσεις φτάνουν και στην πλατφόρμα και στο email των παραληπτών που έχετε ορίσει — ώστε να τις δει ο υπεύθυνος στόλου, ο λογιστής ή όποιος άλλος πρέπει να κάνει κάποια ενέργεια.

Τι γίνεται όταν περάσει η ημερομηνία

Αν μια προθεσμία περάσει, η εργασία δεν «εξαφανίζεται». Το εργαλείο την επισημαίνει καθαρά ως ληγμένη και σας δείχνει πόσες ημέρες έχουν περάσει, ώστε να ξεχωρίζει αμέσως τι εκκρεμεί.

Όταν μια συντήρηση ολοκληρωθεί, την επισημαίνετε ως ολοκληρωμένη. Εκεί γίνεται και το πιο χρήσιμο: με βάση τη συχνότητα που έχετε ορίσει, το σύστημα προτείνει να δημιουργήσει αυτόματα τον επόμενο κύκλο. Μια ασφάλεια που ανανεώνεται κάθε χρόνο ή ένα ΚΤΕΟ κάθε διετία «γεννά» μόνο του τη νέα εργασία, με νέα ημερομηνία και νέες υπενθυμίσεις — χωρίς να χρειαστεί να τα ξαναπεράσετε από την αρχή.

Όλα οργανωμένα ανά όχημα

Οι εργασίες εμφανίζονται ομαδοποιημένες ανά όχημα, σε ξεχωριστά πεδία που ανοίγουν και κλείνουν με ένα κλικ. Με μια ματιά βλέπετε πόσες εργασίες έχει το κάθε όχημα και πόσες από αυτές είναι ληγμένες. Οι ολοκληρωμένες εργασίες αποσύρονται από τη λίστα, ώστε να βλέπετε πάντα μόνο ό,τι είναι ενεργό και απαιτεί προσοχή.

Γιατί είναι χρήσιμο για μια εταιρεία με στόλο

• Μηδενικές ξεχασμένες προθεσμίες — αποφεύγετε πρόστιμα, ακινητοποιήσεις και τον κίνδυνο ενός ανασφάλιστου ή χωρίς ΚΤΕΟ οχήματος.
• Προληπτική συντήρηση — τα έγκαιρα service και οι αλλαγές λαδιών με βάση τα πραγματικά χιλιόμετρα επιμηκύνουν τη ζωή των οχημάτων και μειώνουν τις βλάβες.
• Μία εικόνα για όλον τον στόλο — ό,τι αφορά τη συντήρηση βρίσκεται σε ένα σημείο, προσβάσιμο από όπου κι αν βρίσκεστε.
• Κατανομή ευθύνης — οι ειδοποιήσεις πάνε στους σωστούς ανθρώπους, οπότε δεν εξαρτάται η λειτουργία από τη μνήμη ενός και μόνο προσώπου.
• Καμία πρόσθετη υποδομή — αξιοποιεί την πλατφόρμα και τις συσκευές που ήδη έχετε, χωρίς νέο λογισμικό ή κόστος εγκατάστασης.

Τι έρχεται στη συνέχεια

Το εργαλείο σχεδιάστηκε για να εξελίσσεται. Το επόμενο βήμα που ετοιμάζουμε είναι μια ενότητα στατιστικών εξόδων συντήρησης: αξιοποιώντας το κόστος που καταχωρείτε σε κάθε εργασία, θα μπορείτε να βλέπετε — με διαγράμματα — πόσα δαπανά κάθε όχημα και ολόκληρος ο στόλος για συντήρηση μέσα στον χρόνο. Μια εικόνα που βοηθά στον προϋπολογισμό και στην απόφαση για το πότε ένα όχημα κοστίζει πλέον περισσότερο απ’ όσο αξίζει να κρατήσετε.

Παράλληλα, εξετάζουμε επιπλέον αυτοματισμούς γύρω από τη χιλιομετρική παρακολούθηση, ώστε το εργαλείο να γίνεται ακόμα πιο ακριβές και αυτόνομο.

Συνοπτικά

• Πού — μέσα στην πλατφόρμα FleetSimple Business, χωρίς καμία εγκατάσταση.
• Τι ορίζετε — εργασίες συντήρησης ανά όχημα, με ημερομηνία ή με χιλιόμετρα-στόχο.
• Πώς σας θυμίζει — πολλαπλές, ρυθμιζόμενες υπενθυμίσεις, στην πλατφόρμα και στο email.
• Όταν λήξει ή ολοκληρωθεί — καθαρή επισήμανση και αυτόματη δημιουργία του επόμενου κύκλου.
• Σύντομα — στατιστικά εξόδων συντήρησης με διαγράμματα, ανά όχημα και για τον στόλο.

Αν διαχειρίζεστε στόλο οχημάτων και θέλετε να σταματήσετε να κυνηγάτε ημερομηνίες, οι Εργασίες συντήρησης είναι ήδη διαθέσιμες στην πλατφόρμα FleetSimple Business. Επικοινωνήστε μαζί μας και θα σας δείξουμε πώς να τις αξιοποιήσετε για τον δικό σας στόλο.